Liste de vérification des tâches de fin d'année

Dès la réception de votre ensemble de rapports préliminaires de fin d'année, suivez les directives accompagnant chaque rapport afin de vous assurer que les renseignements qui y figurent sont exacts à la date de la fin de la période de paie paraissant dans le coin supérieur droit de chaque rapport.

Si de nouveaux codes de gains ou de retenues sont nécessaires ou que des rectifications à un code courant doivent être apportées, veuillez communiquer avec équipe de soutien à la clientèle avant votre dernier traitement de la paie de l'année. Certains frais peuvent s'appliquer.

Assurez-vous de l'exactitude de chaque élément présenté ci-dessous en vérifiant les rapports pertinents; consultez la section Rapports de fin d'année.

Pour chaque employé (y compris les ex-employés), vérifiez :

• le nom et l'adresse;

• le numéro d'assurance sociale;

• les écarts relatifs au RPC/RRQ, à l'AE et au RQAP;
• la ou les provinces d'emploi en 2025.

Remarque : Tout employé qui a le statut d'ex-employé au moment du traitement de la dernière paie de l'année sera supprimé de votre liste de paie.

Vérifiez les numéros d'entreprise (NE) et les numéros de remise du Québec.

S’il est prévu que des ex-employés reviennent au travail en 2026, veuillez modifier leur statut pour leur attribuer le statut En congé. Pour obtenir la liste des ex-employés, passez en revue le Rapport sur les cessations d’emploi qui se trouve dans vos rapports de vérification préliminaires.

Tous les employés qui avaient le statut d’ex-employé au moment de la dernière paie de l’année seront automatiquement retirés de votre liste de paie après le traitement de la première paie de l’année.

Si votre liste de paie comprend des employés travaillant dans l'une ou l'autre des provinces suivantes, vérifiez les éléments suivants :

• le numéro de l'impôt destiné aux services de santé et à l'enseignement postsecondaire du Manitoba;

• le numéro de l'impôt-santé des employeurs (ISE) de l'Ontario;

• le numéro de l'impôt destiné aux services de santé et à l'enseignement postsecondaire de Terre-Neuve-et-Labrador;

• les numéros de remise des cotisations sociales des Territoires du Nord-Ouest et du Nunavut;

• le numéro de la Commission des accidents du travail (CAT) de la Nouvelle-Écosse et le taux lui étant associé;

• le numéro d'employeur et le taux des cotisations patronales auprès de la CNESST et le numéro d'identification auprès de Revenu Québec.

S'il y a lieu, vérifiez les éléments suivants :

• les numéros de régime de participation différée aux bénéfices;

• les numéros d'agrément des régimes de pension agréés.

Si vous devez apporter des rectifications de fin d’année, utilisez la feuille de calcul destinée aux rectifications de fin d’année prévue à cet effet. Pour accéder à la feuille de calcul, cliquez ici. Pour obtenir des directives quant à la façon de remplir cette feuille de travail, veuillez cliquer ici. Envoyez votre demande par courriel à [email protected].

Avant de transmettre les données de votre dernière paie de l’année, accédez à la page T4/T4A – Prestations dentaires. Dans le menu Paie, cliquez sur Rectifications > T4/T4A – Prestations dentaires. pour confirmer qu’un code lié à la couverture dentaire a été attribué à tous les employés. Cette étape est requise pour être en mesure de transmettre les données de votre dernière paie de l’année et vous assurer que les codes seront indiqués dans vos formulaires fiscaux. Pour obtenir des directives quant à la réalisation de cette étape lors du traitement de votre dernière paie de l’année, cliquez ici. (obligatoire)

Vérifiez les montants des remises versées en votre nom au cours de l’année en les comparant aux montants qui figurent dans les rapports de l’organisme gouvernemental concerné. (p. ex. le formulaire PD7A pour le gouvernement fédéral et le formulaire TPZ-1015.R. 14.# pour le gouvernement du Québec).

Avisez léquipe de soutien à la clientèle par courriel de tout changement de fréquence des remises de votre entreprise versées au receveur général ou du taux de cotisation à la CAT en vigueur en 2026, s’il y a lieu.

Envoyez par courriel un exemplaire de l’avis reçu de l’ARC ou de Revenu Québec à l’un des centres suivants :

• Pour toutes les provinces à l'exception du Québec : [email protected]

• Québec seulement : [email protected]

L'équipe de soutien à la clientèle confirmera que nous avons été avisés indépendamment d’un changement de fréquence, passera en revue votre configuration, et la mettra à jour s’il y a lieu.

Avisez léquipe de soutien à la clientèle par courriel de toute modification aux taux réduits d’AE et du RQAP de votre entreprise en vigueur en 2026 si ceux-ci ne sont pas automatiquement mise à jour vers les nouveaux taux prescrits. Vérifiez le taux réduits dans la table des taux d’AE ou dans la table des taux du RQAP.

Envoyez par courriel un exemplaire de l’avis reçu de l’ARC ou de Revenu Québec à l’un des centres suivants :

• Pour toutes les provinces à l'exception du Québec : [email protected]

• Québec seulement : [email protected]

Tous les employés rémunérés à la commission doivent remplir un formulaire TD1X pour 2026 avant le traitement de la première paie de la nouvelle année.

Assurez-vous que les montants des exemptions des employés rémunérés à la commission sont entrés de nouveau au cours de la première paie de la nouvelle année si ces employés ont rempli un formulaire TD1X.

Modifiez le statut des ex-employés pour attribuer le statut En congé afin d’éviter qu’il ne soient supprimés après la première paie de l’année. Pour obtenir la liste des ex-employés, passez en revue le Rapport sur les cessations d’emploi qui se trouve dans vos rapports de vérification préliminaires.

Si vous comptez des employés au Québec, avec votre premier traitement de la paie en 2026 vous devrez saisir le montant total de votre masse salariale brute mondiale (y compris les avantages imposables) pour 2025, afin que le calcul du Fonds des services de santé du Québec soit fait correctement pour la nouvelle année.

Si vous avez des employés au Québec qui auront 73 ans au cours de la nouvelle année, leurs retenues au titre du RRQ cesseront automatiquement à la première période de paie de la nouvelle année, mais vous devez également modifier le code de leur statut à l’égard du RPC ou du RRQ à Exonéré du RPC/RRQ àl’onglet Rémunération. Dans le menu Effectifs , cliquez sur Liste des effectifs > Rémunération.

Lors de la première paie de la nouvelle année, vous ne devez pas utiliser Ex-employé comme option de changement de statut de l’employé. Sélectionnez plutôt l’option En congé.

Si vous sélectionnez Ex-employé, l’employé sera supprimé de la liste de paie après le traitement de la première paie de l’année.

Le calcul des substitutions d’impôt sera remis à zéro automatiquement lors de la première paie de la nouvelle année pour les employés détenant une lettre de l’ARC ou de Revenu Québec (pour profiter d’une réduction du revenu imposable) ou pour ceux bénéficiant de crédits d’impôt relatifs à un fonds de travailleurs pour 2025.

Entrez les nouveaux montants de 2026 au moment de la première paie de l’année à la page Retenues obligatoires. Dans le menu Paie, sélectionnez Paiement régulier > Retenues obligatoires.

Consultez le Centre Info Powerpay et l’onglet Fin d’année pour connaître les dates importantes et les dates limites d’envoi des rectifications et de production des formulaires fiscaux. Pour plus d’information, consultez la rubrique Non-respect de la date d’échéance de la production des formulaires fiscaux. Si vous n’êtes pas en mesure de respecter une échéance, communiquez avec équipe de soutien à la clientèle pour connaître la façon de procéder.

Si vous avez soumis des rectifications touchant les formulaires fiscaux à traiter après votre dernière paie de 2025, vous devrez remettre vous-même aux organismes concernés les remises obligatoires résultant de ces rectifications, dans les délais prescrits par ces organismes.

Si votre entreprise compte des employés au Québec, vous devez remplir et transmettre votre rapport annuel de la CNESST du Québec en vue d'effectuer le rapprochement entre le montant annuel des cotisations à la CNESST et les versements effectués en 2025.

Si votre entreprise compte des employés en Colombie-Britannique, vous devez produire votre déclaration annuelle de l’ISE de la Colombie-Britannique au plus tard le 31 mars2026 et effectuer tous les versements.

Si votre entreprise compte des employés en Ontario, vous devez remplir vos déclarations relatives à la Commission de la sécurité professionnelle et de l’assurance contre les accidents du travail (CSPAAT) de l’Ontario et verser vos remises de 2025 (s’il y a lieu). La CSPAAT devrait vous faire parvenir les taux servant au calcul de vos cotisations à verser.